Pemfailan 'erk eleh buat apalah nak belajar benda-benda remeh macam ni...'

Assalamualaikum

Hari ni saya nak cerita topik yang berbentuk pengetahuan sedikit. Seperti yang kita sedia maklum di setiap organisasi pasti mempunyai sistem pemfailan tersendiri.

Bagi korang yang tak ambil kos berbentuk management mungkin korang rasa filing ni remeh. Then, ada antara korang yang akan atau pernah berkata ‘erk eleh apala nak belajar benda-benda remeh macam ni, filing2 ni budak tadika pun pandai buat, sia-sia belajar tinggi-tinggi belajar benda remeh macam ni’. Yahhh easy to say jer korang. Kang saya bagi beribu-ribu file and suruh korang manage jangan ternganga pulak.

Kebiasaannya ada beberapa kesilapan terhadap sistem pemfailan yang organisasi lakukan. Kesilapan paling utama adalah kesilapan memilih sistem yang digunakan.  Mengapa aku suka sentuh pasal kesilapan organisasi dalam pemilihan sistem pemfailan ini? Nah, sudah tentu ia memberi efek yang besar kepada sesebuah organisasi jika tidak diuruskan dengan betul. 

Cuba korang bayangkan bila customer datang untuk berbincang tentang sesuatu dan bos anda meminta anda menyediakan segala dokumen dengan segera tiba-tiba anda tidak menjumpai fail yang diperlukan hahhh tidakkah ia menggambarkan organisasi anda sangat lemah dalam mengendalikan pemfailan. Lebih buruk lagi bila customer tadi hilang keyakinan terhadap organisasi  bila mana dia berfikir sedangkan pemfailan pun tidak dapat diuruskan dengan betul apatah lagi  menguruskan perkara-perkara besar yang lain. 

Gambar hiasan
Ok, aku berikan satu contoh kesilapan yang aku seringkali jumpa di beberapa buah organisasi yang aku pernah lihat dengan mata kepala sendiri. Ada sebuah organisasi atau syarikat ni mempunyai ramai customer  dan boleh mececah hingga beratus-ratus orang dan lebih. sistem pemfailan yang  mereka gunakan adalah dengan menggunakan nama customer atau lebih mudah anda faham mereka menyusun pemfailan mengikut turutan abjad pertama nama customer. Mungkin bagi mereka sistem yang mereka gunakan amat mudah tetapi malangnya kesannya adalah kepada pekerja yang mengendalikan pemfailan. Sebab kenapa saya berkata demikian? Cuba bayangkan si pengendali fail ingin memfailkan dokumen. Dia terpaksa mencari satu-satu fail yang berkaitan. Jika ada seratus fail yang bermula dengan huruf A so dia kena melihat satu-satu  nama customer yang bermula dengan huruf A hingga memperoleh fail yang diingininya. Tidakkah ia membazir masa dan tenaga? Organisasi ini sesuai menggunakan sistem yang menggunakan nombor. Ianya lebih mudah berbanding menggunakan abjad.

Walaubagaimanapun, pemilihan sistem pemfailan adalah ikut kesesuaian organisasi. Tidak semua organisasi mempunyai sistem yang sama. Jadi perlulah membuat pemilihan yang tepat dalam pemilihan sistem pemfailah di dalam sesebuah organisasi agar segala urusan berjalan lancar dan mudah.

Sekian, cukup sampai di sini untuk hari ini ^_^.

Pilihlah sistem yang betul



No comments: